כיצד מתבצע כיום
לאחר שיצא מפרט הרכש, אנשי הלוגיסטיקה מתחילים לפעול עצמאית בלי האנשים שכתבו את המפרט לספקים. הם מאתרים את הספקים המתאימים ובוחרים ספק. משלב זה שיטת הורדת העלויות היא: “כיפופי ידיים” , הסכמי מסגרת, קנייה בכמויות, איחוד הזמנות וכנראה יש עוד. לאחר כל הפעילויות הנ”ל, סגרו מחיר.
רידוד דרישות ועלויות
משלב זה, לאחר שסגרו מחיר, (יש גם בסיס למדידה של מידת החיסכון), לבצע שלב נוסף של רידוד דרישות ועלויות בהתאם.
לפעילות זו צריך לשלב את האנשים שהגדירו את המפרט לספק ואת אנשי לוגיסטיקה. הם צריכים לערוך אצל הספק סדנה, לסווג את הדרישות על פי סדר עדיפויות, ולהתחיל לאתר את אותן דרישות בעלי דרגת חשיבות נמוכה, שאינם פוגעות בביצועים ובאיכות שאפשר לוותר עליהם. ז”א וליד כל דרישה את עלות מימוש הדרישה. את סדר העדיפויות ייתן זה שדרש, ועלות מימוש הדרישה הספק. (מבחינה עסקית, צריך לבקש מהספק את הערכת עלות המימוש לדרישות לפני שיראה את סדר העדיפויות, למרות שבגדול הוא יודע). לאחר שיש את הנתונים האלה צריך להתחיל בתהליך של רידוד דרישות
במפגש כזה עם הספק, יעלו הרבה רעיונות. חלקם המהנדס יוכל לענות על המקום, (לקבל או לדחות), וחלקם יצטרך לעשות שעורי בית. אך מה שבטוח, (ועשיתי זו עשרות פעמים) יוצאים כבר בפגישה עם הורדת עלויות. אחרי הבדיקות ההנדסיות, עולים עוד רעיונות לפעמים אפילו מכפילים את החיסכון. איך מתחלקים בכסף שנחסך. הנוהג הוא שחצי הולך לספק, וחצי למפעל. אך לא חייב להיות. אפשר גם לקבוע “חוקי משחק” אחרים עם הספק לפני שמתחילים תהליך כזה. (אפשר להכניס לנוהל).
אופן היישום
שלב ראשון הרצאה למנהלי הלוגיסטיקה, והייתי מזמין גם כמה מנהלי פרויקטים שעלויות הרכש מכבידות להם. לאחר ההרצאה יש צורך לבחור בכמה פרויקטי פיילוט, 5-10 מתחומי רכש שונים, ולבצע בהם סדנאות לרידוד דרישות ועלויות. לאחר ביצוע סדנאות הפיילוט, יש לכתוב נוהל/תהליך המתאים ולכל סוג או משפחה של פרויקטים. וכן להכניס מדדים בהתאם.
